ЭДО vs. Бумажная документация – что лучше?

Всего пятьдесят лет назад компьютеры представляли из себя громоздкие устройства, для обращения с которыми подчас действительно требовались уникальные навыки и познания в программировании. И объем их памяти не позволял хранить ничего «лишнего», соответственно, логично, что вся документация велась исключительно на бумаге. Но стали появляться привычные нам персональные компьютеры с операционной системой, не требующей от пользователя длительного обучения в обращении с ней, специальные программы, хранилища данных, сеть, мобильные устройства... А документация так и осталась бумажной.

Победит ли когда-нибудь электронный документооборот физические архивы? Кому актуально вести учет документации «на бумаге»? Что выбрать современной компании – электронку или папки и подшивки?

Немного терминологии

В статье будут использоваться сокращения, чтобы избежать громоздких речевых оборотов и избыточной канцелярщины:

• ЭДО – электронный документооборот;
• СЭД – система электронного документооборота;
• ЭП – электронная подпись;
• ЭД – электронный документ;
• ПО – программное обеспечение.

Время и деньги – достоинства ЭДО

Консалтинговая компания Siemens Business Services заинтересовалась тем, насколько продуктивен бумажный документооборот в сравнении с электронным.

Вот некоторые данные из их отчета:

• 60% распечатываемых документов оказываются в мусорной корзине к концу рабочего дня;
• 90% документов большую часть времени находятся «в пути», то есть, в процессе передачи от одного сотрудника другому и из одного отдела в другой. С введением ЭДО процесс «пути» документа – один клик для передачи в общую базу и необходимому коллеге;
• 20 раз в среднем копируется каждый внутренний документ – доработки, утеря, порча бумаги и еще множество причин, по которым один документ перепечатывают множество раз. Электронные документы позволяют вносить правки и редактировать их, и они не будут утеряны по пути с одного этажа на другой или испорчены случайно поставленной на папку чашкой кофе;
• 60% распечатываемых копий документов теряют актуальность в течение рабочей недели.

Всего около 6% своей прибыли компании тратят на поддержание бумажного документооборота. Многие говорят, что оплата установки и настройки СЭД и дальнейшей техподдержки – дело затратное, однако стоит предложить подсчитать расходы на бумагу, картриджи, содержание принтеров, и слова «на бумаге дешевле» становятся очень быстро развеиваемым мифом. В среднем компания от 50 до 100 сотрудников расходует 20-30 пачек бумаги, и уже даже эта цена эквивалентна или превосходит стоимость обслуживания многих СЭД, а если вспомнить про расходы на картриджи и замену принтеров…

Итого: электронный документооборот экономит время сотрудников, повышает производительность, снижает затраты на канцелярию, а также намного более экологичен, чем бумажный. Так почему же он еще не вытеснил традиционный документооборот или хотя бы не занял более глобальную нишу?

Недостатки ЭДО – кажущаяся простота и недоверие пользователей

Множество сотрудников самых «бумажных» отделов, а также лиц, непосредственно ответственных за закупку ПО и расходы – люди старшего возраста, и речь вовсе не об обучаемости – техподдержка СЭД и грамотные курсы во время внедрения системы эту проблему успешно решают. Основной преградой становится банальное недоверие, увы, диктуемое опытом. Первые версии многих известных программ, которые сейчас заметно облегчают расчеты и финансовое планирование на предприятиях, стабильностью похвастаться не могли, и если система «рушилась», то выручали именно старые-добрые бумажные архивы, по которым можно было все восстановить. К тому же, малые предприятия старались экономить и, к примеру, вместо 1С внедряли более дешевые программы, которые помимо означенной проблемы, попросту не отличались удобством и функционалом.

В предложении ввести на предприятии систему электронного документооборота такие сотрудники вычленяют именно негативные стороны, и это тоже часть здравого подхода – сопоставление потенциальной выгоды и рисков. Традиционные претензии к СЭД таковы:

1. Лишняя дублирующая работа. Да, предприятие введет электронный документооборот, а вот поставщики, заказчики и многие госслужбы – нет. Итого, если в организации нет избыточной внутренней бюрократии, внешние документы все равно придется печатать. Хорошим примером служит работа некоторых налоговых отделений – они требовали отчетность на бумаге и на дискетах, причем во времена, когда формат дискет уже отмирал, и дисководы для них перестали входить в стандартную комплектацию ПК. То есть, служащие опасаются того, что придется вести работу в СЭД, а параллельно – еще и по старинке, и здесь уже ни о какой продуктивности речи не идет. Как ни парадоксально, одним из первых учреждений, настаивающих на введении СЭД и ЭП и активно их продвигающих, стала ФНС.
2. Обучение и адаптация. Грамотное, централизованное обучение работе с СЭД предлагает практически каждая компания, производящая этот продукт. Однако и здесь есть пространство для скепсиса. К примеру, один из факторов – разный уровень пользователей. Порог обучения у пожилого бухгалтера, который освоил свои профессиональные программы, но может легко спасовать перед обычным веб-поиском, и у сотрудника техотдела, который вырос уже во время высоких технологий и привык к современным интерфейсам, будет разным. И если обучение, предлагаемое поставщиком ЭДО предполагает пару лекций в общей аудитории, то на порах внедрения авралов не избежать.
3. Безопасность и сохранность данных. С бумажным архивом все просто – положил в сейф, запер на ключ, вот и вся сохранность, а компьютеры с важными данными можно просто не подключать к сети. Виртуальные хранилища, кажущаяся общедоступность документов – все это может вызывать ощущение ненадежности. Однако если о коммерческой тайне пекутся далеко не все, то второй вопрос безопасности данных звучит как: «А что будет, если программа сломается?» А заодно – легко ли ее сломать? Может ли обычный пользователь сделать нечто, что повредит системе? Могут ли удалиться данные во время сбоя? Как адаптирована программа при работе с нестабильной сетью? Как быстро среагирует техподдержка и какие сроки исправления сбоев? Увы, на практике организации-поставщики СЭД зачастую не отвечают на такие вопросы на своих сайтах и в коммерческих предложениях, боясь создать имидж ненадежной компании. По факту, эффект оказывается обратным – мало кто в нашей стране верит рекламе и исключительно хвалебным одам.

Эти опасения находятся «на поверхности», они просты и понятны, однако довольно быстро развеиваются. Введение СЭД на предприятии не должно быть спонтанным решением – необходимо внимательно изучить программы и обслуживание, которые предлагают поставщики, и лучше всего заранее допустить в инициативную группу, которая будет влиять на выбор, сотрудников ключевых подразделений, которым и предстоит работать с СЭД. Таким образом решится не только оценка системы, но также и понизится стресс от нововведений.

Можно ли обойтись без ЭДО?

В некоторых случаях действительно возможно обойтись без нововведений. К примеру, для небольшой фирмы, у которой практически отсутствует внутренний документооборот, вполне объяснимо и обосновано нежелание тратиться на введение новой системы. Однако все больше компаний стремится к избавлению от лишней бумаги, и, возможно, переход на ЭДО и в этом случае окажется всего лишь вопросом времени.

Также бумажный документооборот остается уделом предприятий, связанных с повышенной секретностью – перед целенаправленной хакерской атакой не может устоять даже виртуальная оборона Пентагона, а вот доступ к архивам получить намного сложнее. Однако СЭД, как и любое технологичное решение в наше время, довольно быстро эволюционируют – на бытовом уровне достаточно оценить развитие сайта Госуслуг за последние годы, который в первое время своей работы «прославился» сбоями и накладками, однако сейчас позволяет свести к минимуму не только бумажную волокиту, но и необходимость стоять в очередях.

Пока в России преобладает смешанный документооборот – многие важные документы предпочитают все же подшивать в архивы, однако средние и крупные компании активно внедряют ЭДО и стремятся пользоваться надежными системами и онлайн-сервисами. Будущее определенно за электронным документооборотом, но к его внедрению требуется комплексный и продуманный подход, а также значительное время на адаптацию.

А вот кому действительно не обойтись без электронной документации и печати – так это активным участникам торгов и госзакупок.  Электронная подпись и документы позволяют крайне эффективно участвовать в тендерах, не говоря уже о том, что только они открывают доступ к электронным торговым площадкам. ЭП и подготовленные блоки документов позволяют намного быстрее получить доступ к выгодным заказам, а также к банковской гарантии, кредитным продуктам и многим выгодным предложениям от сотрудничающих с ЭТП банков. К тому же, руководителю для принятия решений касательно торгов нет нужды просиживать в офисе или тратить время на личные походы по инстанциям – ЭДО прекрасно позволяет не упустить выгодное предложение из любой точки мира, где есть мобильный интернет.

Вопрос здоровья

Ну, и о злободневном – на март-апрель 2020 года, когда пандемия COVID-2019 все еще бушует в мире, а в России принимаются строгие превентивные меры, чтобы сохранить количество заболевших на низком уровне, многие компании с поощрения государства переводят сотрудников на удаленную работу. Сколько продлится неблагоприятная для здоровья ситуация в мире – пока неясно, и, согласно некоторым прогнозам эпидемиологов, карантин распространится на всю весну. Организации с налаженным и «обкатанным» ЭДО переводят своих сотрудников на удаленную работу без особенных проблем, позволяя не пользоваться им общественным транспортом и не находиться в людных местах, чтобы не рисковать здоровьем своим и коллег. Организации же с исключительно бумажным оборотом или смешанным со слабо используемым ЭДО сейчас находятся в затруднительном положении.

Можно привести и более тривиальные примеры, которые затрагивают проблемы со здоровьем вне условий повышенной общей опасности – к примеру, сотрудник с переломом ноги не может посещать офис долгое время, но по факту многие рады были бы вернуться к работе раньше снятия гипса и полного восстановления подвижности, и ЭДО может решить эту проблему для многих подразделений персонала. Также сами возможности отлаженного удаленного доступа в целом позволяют более широко подходить к подбору персонала и в потенциале расширят возможности получать достойную работу инвалидам и людям с хроническими заболеваниями, которым непросто ежедневно посещать офис, но компетенция которых не вызывает сомнений.

Развитие технологий всегда движется в сторону доступности, легкого понимания и упрощения – и уже сейчас внедрение ЭДО решает множество проблем и позволяет увеличивать продуктивность работы предприятия. И при активной поддержке государством повсеместное введение электронного документооборота – не вопрос вероятности, но вопрос времени.