Как начать участвовать в тендерах: инструкция для начинающих

Вот что нужно знать о тендерах начинающим:

• Если ваш заказчик работает по 44-ФЗ, нужно иметь под рукой этот закон, чтобы знать права и обязанности — свои и заказчика
• Если ваш заказчик работает по 223-ФЗ, необходимо изучить именно его требования к закупочной документации. То есть под рукой должно быть положение о закупке этого субъекта 223-ФЗ, потому что именно там прописаны все правила и порядок осуществления закупочной деятельности

Например, если компания планирует участвовать в закупках ПАО «Газпром», необходимо зайти на сайт Единой информационной системы в сфере закупок (ЕИС) в раздел «Планирование», далее — «Положения о закупке», ввести в строку поиска «ПАО „Газпром“». Нужное положение можно скачать из результатов поиска.

После изучения требований закупочной документации, а особенно требований к контрагенту и продукции, которую тот планирует предложить заказчику, нужно:

• Понять, соответствует ли бизнес этим требованиям
• Принять решение — участвовать в процедуре закупки или нет
• Рассчитать все затраты на закупки и взвесить имеющиеся риски, в том числе учитывая порядок и сроки исполнения обязательств поставщика, неустойки за нарушение подобных обязательств, предоставляемые гарантии, а также сроки оплаты, заложенные в проекте договора
• Возможно, изучить конкуренцию на рынке

Если принято решение участвовать в закупке, необходимо подготовить пакет документов — заявку на закупку. При ее подготовке следует быть очень внимательным, так как, если какое-то требование не будет выполнено, заявка может быть отклонена, а трата ресурсов — человеческих и временных — окажется напрасной.

Виды закупочных процедур

Закупки бывают конкурентными и неконкурентными.

Конкурентные закупки — это процедуры, в которых участвуют два потенциальных поставщика, исполнителя, подрядчика и более. Они борются между собой за право заключения контракта или договора. При этом у заказчика возникает обязанность заключить договор с победителем. К конкурентным закупкам относятся:

• Конкурсы и запросы предложений. Это процедуры, в которых выигрывает тот, кто предложил наилучшие условия исполнения контракта или договора. Критерии оценки заявки заказчик устанавливает в закупочной документации, это могут быть:
• Цена — чем меньше, тем лучше
• Неценовые критерии: опыт, репутация, наличие трудовых, материальных и финансовых ресурсов и иные

Далее по формулам, которые тоже есть в закупочной документации в разделе «Порядок оценки заявок», заказчик рассчитывает балл для каждого участника, и тот, кто в совокупности набирает больше, становится победителем. 

Такие процедуры характерны для закупок строительно-монтажных работ (СМР), научно-исследовательских работ (НИР), опытно-конструкторских работ (ОКР), консалтинговых услуг, услуг аудита и прочих

• Аукционы и запросы котировок. Это процедуры, в которых выигрывает тот, кто предложил продукцию по самой низкой цене

Также следует помнить, что потенциальный поставщик/исполнитель/подрядчик должен соответствовать всем предъявляемым к нему требованиям. Если коротко: обладать гражданской правоспособностью, а в некоторых случаях специальной правоспособностью.

Неконкурентные закупки — это процедуры приобретения продукции у единственного поставщика. В этом случае участники обычно не соревнуются между собой за право заключения контракта или договора. У субъектов 223-ФЗ процедуры приобретения продукции у единственного поставщика могут иметь состязательный характер. Заказчик при такой закупке, как правило, обращается к участнику с запросом ценового предложения, в ходе изучения рынка выбирает того, у кого самая низкая цена, и сразу с ним контрактуется.

Пожалуй, главное отличие неконкурентной закупки с элементами состязательности от официально конкурентной закупки — отсутствие обязанности заказчика заключать договор с победителем закупки.

Этапы участия

Расскажем о закупочном процессе в целом. Его можно разбить на следующие этапы:

Так выглядит процесс закупочной деятельности у любого заказчика — неважно, каким нормативно-правовым актом она регулируется.

Дальше о каждом этапе расскажем подробнее.

Планирование

Закупочный процесс начинается с планирования, когда заказчик формирует перечень потребностей, то есть указывает, какие товары, работы или услуги он будет приобретать в следующем году. В перечне указываются сроки приобретения продукции, а также плановая цена — та, которую заказчик готов заплатить. Чтобы определить плановую цену, он может направлять участникам запросы ценовых предложений. Это именно анализ рынка, а не приглашение к сделке. 

Перечень потребностей заказчик вносит в план закупок, программу закупок или план-график, которые публикуются в открытом доступе на сайте ЕИС. Это дает возможность представителям бизнеса планировать свое участие в закупках, подготовиться к ним. Наполненность таких планов информацией о закупках зависит во многом от того, под какой закон подпадает заказчик.

Подготовка к закупке 

Заказчик готовит документы для публикации в открытом доступе. Это сама документация с требованиями к участнику закупки и к заполнению заявки, проект договора с условиями сделки, техническое задание с требованиями к продукции и расчет цены — обоснование стоимости закупки. Здесь участнику закупки важно знать, что заказчик может вновь обратиться к нему с запросом ценового предложения — снова с целью определения цены закупки, но не с целью заключения сделки.

Процедура закупки

Заказчик публикует пакет документов на сайте ЕИС, и информация становится общедоступной. Потенциальному поставщику, исполнителю или подрядчику необходимо детально изучить условия сделки и принять решение, участвовать в процедуре или нет.

На этом этапе, как правило, можно направить до трех запросов на разъяснения — если что-то непонятно или нужно уточнить требования. Подобные запросы должны быть максимально подробными, иначе есть вероятность получить ответ вроде такого: «В п. 3 указана вся информация».

Когда все условия ясны и решение об участии в закупке принято, необходимо подготовить заявку. Ее можно отозвать в любой момент до даты окончания приема, в том числе отозвать, скорректировать и направить вновь, если заказчик внес изменения в процедуру. Для участия нередко требуется обеспечение заявки — своеобразная страховка для заказчика, которая гарантирует, что победитель подпишет контракт или договор. Обеспечение может быть предоставлено путем перевода залоговых денег или в форме независимой (банковской) гарантии. Вносится одновременно с заявкой.

После окончания приема заявок наступает период ожидания: закупочная комиссия переходит к их рассмотрению. Отклонить заявку можно только при несоответствии требованиям, установленным на основании Закона № 44-ФЗ или положения о закупке конкретного заказчика — субъекта Закона № 223-ФЗ. Если заявка отклонена, всегда можно направить запрос на разъяснение причин отклонения, и заказчик по закону обязан на него ответить, максимально конкретно указав причину отклонения.

Если заявка была допущена, дальше может быть несколько вариантов:

• Компания заняла 1-е место, и с ней заключается контракт или договор
• Компания заняла 2-е место, и с ней заключается договор при условии уклонения победителя
• Компания не заняла первые несколько мест, и с ней не заключается договор, при этом порой в такой ситуации требуется дополнительно отозвать свою заявку

В любом случае обеспечение заявки в форме денежных средств возвращается поставщику, не выигравшему закупку, или победителю, подписавшему договор. 

Заключение сделки

Это этап заключения договора или контракта. Максимальный срок заключения — около 20 календарных дней. Вместе с подписанным контрактом или договором обычно предоставляется обеспечение его исполнения — как гарантия выполнения обязательств.  

Если победитель вовремя не подпишет соглашение или не предоставит требуемое обеспечение исполнения контракта, то есть значительный риск, что Федеральная антимонопольная служба включит его в реестр недобросовестных поставщиков, из-за чего он не сможет два года участвовать в закупках.

Исполнение

Это период выполнения обязательств, который взял на себя поставщик/исполнитель/подрядчик. На этом этапе могут вноситься изменения в контракт или договор путем подписания дополнительного соглашения, если оно не противоречит положению о закупке (если заказчик по 223-ФЗ) или предусмотрено Законом № 44-ФЗ. Важно помнить, что по общему правилу 44-ФЗ запрещает менять в контракте цену, сроки и объемы.

Завершение

Контракт или договор закрывается, если обязательства были исполнены, подписываются приемочные документы. Еще сделка может завершиться расторжением контракта или договора: по решению суда, в одностороннем порядке или по соглашению сторон.

Где искать процедуры закупки

Закупки публикуются в открытом доступе:

• На сайте Единой информационной системы в сфере закупок — нужно зайти в раздел «Закупки»
• На электронных торговых площадках
• На сайтах самих организаций-заказчиков
• На агрегаторах торгов

На каких площадках можно участвовать

Выбор площадки зависит от того, в закупках каких заказчиков вы планируете участвовать — по 44-ФЗ или по 223-ФЗ. 

Площадки по 44-ФЗ

ЭТП ГПБ — торговая площадка Газпромбанка, интегрированная с его банковскими сервисами
«Сбербанк-АСТ»
«РТС-тендер»
АГЗРТ
АО «Единая электронная торговая площадка»
Система электронных торгов «АО „Российский аукционный дом“»
«ТЭК-Торг»
АО «Единые торговые системы» («Фабрикант»)

Площадки по 223-ФЗ

ЭТП Газпромбанка
«Сбербанк-АСТ» 
ЕЭТП «Росэлторг»
«РТС-тендер» 
Национальная электронная площадка (НЭП)
Российский аукционный дом (РАД)
«ТЭК-Торг» 
ЕЭТП ВТБ 
ЕЭТП «Почта России» 
ЕЭТП «Ростелеком»
B2B-Center
B2B-Energo
«Автодор» 
Российская электронная система торгов (РЭСТ)
Система электронных торгов Республики Саха
Tender.pro 
Аукционный конкурсный дом 
«Элторг»
Электронная система — АО «Биржа „Санкт-Петербург“» 

Этот список неполный: площадок по 223-ФЗ намного больше.

Ошибки новичков

Основные трудности, с которыми сталкиваются новички при участии в закупках:

• Формирование заявки:  необходимо разбираться в требованиях заказчика и знать законодательство
• Работа на различных платформах: необходимо ориентироваться в электронных торговых площадках, разбираться в особенностях интерфейса
• Затраты на участие в конкурентных закупках. Это плата по тарифам площадок, расходы на обеспечение заявки и прочие траты, которые несет участник в ходе процедуры закупки, результат которой не всегда складывается в его пользу

Из этих трудностей вытекают соответствующие ошибки, которые можно минимизировать, если регулярно повышать квалификацию и получать опыт участия.

В заключение

Для победы в торгах, к сожалению, не всегда достаточно соответствовать требованиям и разбираться в закупочных процедурах. У бизнеса может быть безупречная репутация и богатый опыт — и все равно выиграет другая компания. Нужно знать своих наиболее сильных конкурентов и совершенствоваться, чтобы не уступать им.