Как стать специалистом по тендерам

Государство перевело большую часть закупок в сферу торгов. Торги в основном проводятся в электронном виде, и только небольшая их доля — в бумажном. Для государственных учреждений это обязательная часть обеспечения собственной деятельности. Вот почему у заказчиков и поставщиков в штатном расписании стали появляться должности, связанные с участием в закупках. В зависимости от региона и масштаба компании работодатели готовы платить таким специалистам от нескольких десятков до нескольких сотен тысяч рублей в месяц. 

Поможем разобраться, как стать специалистом по госзакупкам и тендерам.

Кто такой специалист по подготовке тендерной документации

Начнем с определения, что такое тендер. В переводе с английского tender — это «предложение», «конкурс», «аукцион». Так называют процедуру, при которой заказчик размещает заказ на специализированной торговой площадке, а участники подают заявки со своими предложениями. Как определить победителя — зависит от формы торгов. Например, в аукционе автоматически побеждает поставщик с самой низкой ценой, а в конкурсе — участник с наилучшими совокупными условиями

Процесс регулируется двумя законами:

• Закон № 44-ФЗ регулирует сферу госзакупок. В соответствии с положениями этого закона проводятся закупки от лица государственных, региональных, муниципальных учреждений, которые, за рядом исключений, не имеют права покупать что-либо напрямую. Даже канцелярские товары такие организации порой закупают через торги
• Закон № 223-ФЗ регулирует снабжение компаний другого типа — с долевым участием государства не менее 50% или естественных монополий. Это позволяет контролировать их расходы, чтобы они не отразились на потребителях повышением тарифов и снижением качества услуг

Тендеры можно разделить на несколько групп по разным критериям:

• По способу проведения: аукцион, конкурс, запрос котировок или предложени
• По форме: открытые, закрытые
• По количеству этапов: закупки могут проводиться в один или несколько этапов

Это сложная сфера, которая требует полного погружения, понимания норм законов, этапов каждого вида тендеров, нюансов. Процедура требует подготовки большого количества документов.

Именно этим занимается тендерный специалист. Он выступает посредником между заказчиком и участниками, действуя в интересах стороны, которую представляет. Такой менеджер должен пройти соответствующее обучение.

Иногда закупками занимается не один человек, а целый отдел, если организация крупная и заявок много. Если закупки проходят в форме конкурса, это предполагает формирование конкурсной комиссии, в которую также должны входить специалисты с соответствующими компетенциями. Иногда это сотрудники разных отделов, которые прошли профессиональную переподготовку.

Среди общих навыков, которыми должен обладать тендерный менеджер, есть несколько основных:

• Актуальные знания. Законодательство, технические особенности тендеров постоянно меняются. Нужно уметь отслеживать эти изменения
• Опыт участия и побед. Специалистов без опыта принимают на работу неохотно, потому что из-за ошибок можно потерять обеспечение контракта, попасть в реестр недобросовестных поставщиков или подрядных организаций и даже столкнуться с судебными разбирательствами. Если опыта нет, свою профпригодность придется доказывать уровнем знаний
• Регулярное повышение квалификации. В сфере торгов обучение должно быть непрерывным. Тендерный менеджер должен разбираться не только в законах № 44-ФЗ и № 223-ФЗ, но и в гражданском праве, локальных документах, изменениях в технической части. Поэтому для работодателя будет плюсом, если менеджер представит документы о прохождении курсов переподготовки. Еще лучше, если он участвует в конференциях, семинарах, выступает с докладами
• Сильная мотивация. Если перед сотрудником стоит какая-то амбициозная цель, он будет добиваться лучших результатов. Пример такой цели для специалиста со стороны поставщика — победа в конкурсе с самой большой суммой контракта
• Личные качества. Важно все: от опрятного внешнего вида до умения вести переговоры. Приветствуются активность, поставленная речь, умение оставаться спокойным в сложных ситуациях
• Стремление к профессиональному росту. Торги сильно различаются между собой, даже если предмет закупки один и тот же, только цена другая. Тендерному специалисту важно принимать участие в разных по форме, масштабу, срокам, сложности закупках. Так растут его профессионализм и опыт

Для работы понадобится знать юриспруденцию, разбираться в бухгалтерии, экономике, в том числе в государственном секторе, в менеджменте, а также в цифровых технологиях. Кроме того, пригодятся профильные знания в области земельного, трудового, административного права. Еще нужно разбираться в антимонопольном законодательстве, правилах деловой этики, дисциплине и охране труда.

Должностные обязанности менеджера по госзакупкам

Работу тендерного менеджера со стороны заказчика можно разделить на несколько основных направлений:

• Описание и оценка предмета закупки
• Анализ рынка, сбор информации о ценах
• Анализ расходов и соблюдения бюджетных ограничений
• Формулировка требований к поставщикам
• Составление плана и графика закупок
• Оформление тендерных документов
• Публикация данных о закупках, начале и окончании торгов
• Организация работы конкурсной комиссии
• Взаимодействие с бухгалтерией, руководством при согласовании сумм и отклонениях заявок
• Сопровождение, закрытие контрактов

В функции менеджера со стороны поставщика входят:

• Мониторинг государственных и коммерческих закупок на электронных торговых площадках, их агрегаторах
• Оценка экономической целесообразности участия
• Подготовка и подача заявок по 44-ФЗ, 223-ФЗ, коммерческим торгам
• Анализ тендерной документации на предмет ошибок и несоответствия требованиям заказчиков
• Взаимодействие с заказчиком и оператором площадки, запросы пояснений, решение спорных вопросов
• При необходимости — контакт с третьими лицами, например надзорными органами
• Контроль сроков и результатов
• Отслеживание оплаты
• Регистрация на электронной торговой площадке, оформление электронной цифровой подписи (ЭЦП)
• Документооборот, деловая переписка
• Учет и систематизация информации о прошлых процедурах закупок

Работу специалиста по закупкам регулируют законы № 44-ФЗ, 223-ФЗ, трудовой договор, должностные инструкции, другие внутренние документы. В частности, работодатели-заказчики при составлении инструкций руководствуются положениями профессиональных стандартов, утвержденных приказами Минтруда № 625н и № 626н от 10.09.2015. Эти документы описывают требования к специалисту в сфере закупок. Например, он должен не только заниматься тендерами, но и проводить их экспертизу, аттестовать сотрудников контрактного отдела, проводить исследования закупочной деятельности.

Как стать специалистом по тендерам

Упомянутые выше профессиональные стандарты, утвержденные приказами Минтруда, описывают уровень образования, необходимый для работы в сфере закупок. Распределение ведется по должностям и функциям. Так, специалист, который занимается только подготовкой конкурсных документов, может иметь среднее профессиональное образование. А вот подать заявку и провести торги может только менеджер со степенью бакалавра.

Основного профессионального образования недостаточно. Например, специалисту с юридическим образованием для работы с тендерами на стороне госзаказчика необходимо дополнительное — в сфере закупок. Это могут быть курсы повышения квалификации или профпереподготовки с официальными дипломами об окончании обучения. Такие учебные программы есть у разных заведений, учиться можно очно или онлайн. Под руководством наставников можно освоить профессию за срок от нескольких недель до нескольких месяцев.

В дополнение к профильному образованию можно самостоятельно изучать профессиональную литературу, участвовать в вебинарах, обмениваться опытом на профильных сайтах. Это поможет стать компетентнее.

На тендерных менеджеров есть спрос со стороны работодателей, они получают возможность наработать деловую репутацию и наладить деловые связи, что открывает возможности для дальнейшего развития.